QUY CHẾ HỢP TÁC FMA VTN VÀ MỰC TÍM

PHẦN 1

NHỮNG QUI ƯỚC CHUNG GIỮA TỈNH DÒNG FMA VTN VỚI HIỆP HỘI MỰC TÍM

I. MỤC TIÊU CHUNG

Hai bên cam kết cùng hướng đến việc mang lại lợi ích tốt nhất cho đối tượng hưởng lợi, trên tinh thần phục vụ, tôn trọng và trách nhiệm; mọi hoạt động được thực hiện không vì mục đích cá nhân, không chạy theo hình thức, nhưng hướng đến hiệu quả thực tế và bền vững.

II. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

1. Tôn trọng vai trò

Hai bên thực hiện hợp tác trên tinh thần đối thoại, chia sẻ và cộng tác, đồng thời tôn trọng vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền của nhau trong suốt quá trình triển khai dự án.

2. Minh bạch và chính xác thông tin

Mọi thông tin cần được trao đổi kịp thời, rõ ràng và đúng người có trách nhiệm.

Hạn chế tối đa việc suy đoán hoặc truyền đạt thông tin qua các trung gian không chính thức, nhằm đảm bảo tính chính xác và nhất quán.

3. Tinh thần trách nhiệm

Mỗi bên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao theo đúng cam kết.

Khi phát sinh khó khăn hoặc rủi ro, cần chủ động thông báo sớm để cùng phối hợp xử lý.

4. Sử dụng nguồn lực

Nguồn học bổng và các hỗ trợ liên quan phải được sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và tuân thủ đầy đủ các cam kết đã được thống nhất.

5. Bảo mật và tôn trọng phẩm giá

Tôn trọng và bảo vệ thông tin cá nhân.

Không sử dụng hình ảnh, thông tin hoặc câu chuyện của người thụ hưởng theo cách gây tổn thương, phô trương hoặc làm ảnh hưởng đến phẩm giá cá nhân.

6. Giải quyết vấn đề

Ưu tiên giải quyết các vấn đề thông qua đối thoại trực tiếp, trên tinh thần lắng nghe, chân thành và xây dựng.

Tránh né tránh trách nhiệm hoặc đổ lỗi, hướng đến giải pháp chung vì lợi ích của dự án.

7. Phát triển bền vững

Các hoạt động hợp tác cần hướng đến tính lâu dài, ổn định và hiệu quả, không chỉ đáp ứng nhu cầu hỗ trợ trước mắt mà còn góp phần phát triển toàn diện năng lực và định hướng tương lai cho người thụ hưởng.

III. TIẾP NHẬN TÀI TRỢ

Tất cả tài trợ từ Hiệp hội Mực Tím được tiếp nhận tập trung qua VPPT VTN để đảm bảo minh bạch và thống nhất quản lý.

VPPT VTN chịu trách nhiệm phân bổ và giải ngân theo kế hoạch đã duyệt; việc giải ngân được thực hiện định kỳ 6 tháng một lần vào đầu mỗi học kỳ.

 Với các khoản hỗ trợ phát sinh ngoài kế hoạch: Mỗi năm PI sẽ gởi dư tiền và số dư đó có thể dùng vào những trường hợp phát sinh ngoài những hạng mục đã được chấp thuận trong dự án đang thực hiện. Cộng đoàn nhận hỗ trợ phát sinh cần thông tri cho VPPT VTN. Nếu số tiền dư không dùng đến thì cuối năm bỏ vảo quỹ chung của Tỉnh dòng.

IV. TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Mỗi dự án được phân công một người phụ trách chính, chịu trách nhiệm điều phối, tổ chức thực hiện và bảo đảm dự án được triển khai đúng theo kế hoạch đã được phê duyệt.

Việc thực hiện dự án phải tuân thủ đầy đủ nội dung và tiến độ đã đề ra; mọi điều chỉnh hoặc thay đổi (nếu có) cần được trao đổi với VPPT VTN trước khi thực hiện.

Dự án cần được theo dõi thường xuyên thông qua việc cập nhật tiến độ, kết quả thực hiện và các vấn đề phát sinh; đồng thời chủ động đề xuất và triển khai các giải pháp phù hợp nhằm xử lý kịp thời những khó khăn trong quá trình thực hiện

V. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO

Kinh phí tài trợ phải sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch, đảm bảo hiệu quả và có đầy đủ chứng từ hợp lệ.

 Dự án phải báo cáo tài chính 6 tháng/lần, phản ánh rõ thu–chi và giải trình chênh lệch và cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cho nhà tài trợ, đảm bảo chính xác, minh bạch, kịp thời..

Bên tài trợ có quyền giám sát; bên nhận chịu trách nhiệm toàn diện về tài chính và hoạt động dự án.

PHẦN 2

HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH GIỮA PURPLE INK VÀ FMA VN

I. ĐỊNH NGHĨA NĂM TÀI CHÍNH

Năm tài chính được xác định trùng với năm học thông thường tại Việt Nam, bắt đầu từ tháng 8 của một năm và kết thúc vào tháng 7 của năm kế tiếp.

II. ĐỀ XUẤT DỰ ÁN MỚI

Một dự án mới có thể được khởi xướng bởi Nhà Mẹ FMA, một cộng đoàn FMA, một nữ tu FMA hoặc thành viên Purple Ink.

Cộng đoàn địa phương gửi đề xuất dự án cho Ban Dự án VTN, Ban Dự án VTN gửi đến Purple Ink để xem xét và đưa ra quyết định về việc hai bên có tiếp tục bước vào giai đoạn tìm hiểu (discovery) dự án đó hay không.

Trong trường hợp đề xuất được chấp thuận, đại diện liên lạc của FMA sẽ sắp xếp cuộc họp giữa Trưởng cộng đoàn nơi dự án dự kiến thực hiện và các thành viên Purple Ink. Tại cuộc họp này, hai bên sẽ thảo luận về nhu cầu của dự án và cùng xây dựng đề xuất dự án hoàn chỉnh (final grant request). Cộng đoàn địa phương gửi đề xuất dự án hoàn chỉnh cho Purple Ink và Ban Dự án VTN xem xét.

Sau khi Purple Ink xem xét đề nghị tài trợ, quyết định sẽ được đưa ra và việc cấp kinh phí sẽ được thực hiện tương ứng.

Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình này, dự án có thể bị chấm dứt nếu FMA hoặc Purple Ink nhận thấy không nên tiếp tục triển khai.

III. VẬN HÀNH CÁC DỰ ÁN HIỆN HỮU

Hằng năm, Purple Ink sẽ làm việc với cộng đoàn nơi dự án đang được triển khai nhằm:

• Đánh giá tiến độ thực hiện

• Xem xét nhu cầu điều chỉnh trong quá trình triển khai

• Thảo luận kế hoạch trong tương lai

Cuộc họp có thể được khởi xướng bởi Purple Ink hoặc các nữ tu thuộc cộng đoàn FMA. Tần suất họp được xác định tùy theo nhu cầu thực tế. Đại diện Nhà Mẹ FMA tham gia các cuộc họp này khi cần thiết, nhất là những cuộc họp đánh giá kết thúc năm dự án và đề xuất cho năm mới (từ 01/5 – 15/06).

Trong trường hợp có thay đổi liên quan đến việc vận hành dự án hoặc nguồn tài trợ trong năm, cộng đoàn FMA có trách nhiệm báo cáo về Nhà Mẹ theo các quy định nội bộ của FMA.

IV. QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TÀI TRỢ HẰNG NĂM

Hằng năm, đại diện FMA sẽ cung cấp cho Purple Ink danh sách các dự án hiện hữu tiếp tục cần tài trợ từ Purple Ink, chậm nhất vào ngày 01 tháng 5.

Hạn chót nộp đề nghị tài trợ cho tất cả các dự án là ngày 15 tháng 6 hằng năm.

Vào cuối tháng 7, Purple Ink sẽ họp với đại diện FMA và QLT (Provincial Bursar) để thảo luận từng đề nghị tài trợ và xin ý kiến về việc tài trợ toàn phần, một phần hoặc không tài trợ. Quyết định tài trợ sẽ được biểu quyết tại cuộc họp này.

V. GIẢI NGÂN KINH PHÍ TÀI TRỢ

Khoảng 50% tổng kinh phí tài trợ hằng năm sẽ được giải ngân vào ngày 01 tháng 8.

Sau đợt giải ngân đầu tiên, các cộng đoàn FMA và Purple Ink sẽ tiếp tục hoàn thiện các nội dung còn lại của đề nghị tài trợ chưa hoàn tất trước ngày 15 tháng 6, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với khoản tài trợ cuối cùng để phục vụ cho đợt giải ngân thứ hai, dự kiến vào ngày 01 tháng 12.

Mỗi cộng đoàn FMA có trách nhiệm báo cáo về Nhà Mẹ đối với mọi thay đổi liên quan đến mức tài trợ (nếu có). Purple Ink cũng sẽ gửi bản tổng hợp tài trợ cuối cùng trước khi thực hiện đợt giải ngân thứ hai vào tháng 12.

VI. BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

Cộng đoàn địa phương vẫn báo cáo giữa kỳ và cuối kỳ cho Ban Dự án FMA theo quy định của Tỉnh dòng (như các cộng đoàn đã và đang làm).

VI. DỰ ÁN IXL: Purple Ink quản lý và sinh động theo từng địa phương

-       IXL: Thử nghiệm trên - dưới 10 em cho mỗi địa phương (những địa phương chưa nhận học bổng)

-       7 địa phương đang nhận học bổng khuyến khích các em đăng ký tự do

-       Điều kiện: trách nhiệm trong việc học, nghiêm túc...đăng ký đúng hạn...

-       Các nhóm trong Tỉnh dòng FMA sẽ đăng ký học IXL:

1.    Tiền đệ tử (cộng đoàn Xuân Hòa)

2.    Đệ tử (nhà Đức Huy)

3.    Thỉnh Sinh (nhà Tam Hà)

4.    Các FMA tự do đăng ký và trách nhiệm trên việc học

Nhóm Tập Sinh : giãn đoạn 2 năm nhưng vẫn giữ tài khoản, sau khi khấn sr nào muốn sẽ đăng ký lại để học tiếp.

Học sinh nào không còn dưới sự quản lý của các Sơ FMA sẽ không còn được dùng chương trình học… ví dụ các em nội trú mà đã rời nhà Sơ hoặc sinh viên đã ra trường và không còn ở lưu xá. Nếu em nào ra trường và vẫn làm việc với các Sơ thì vẫn được học. Nói tóm là chương trình này là ưu đãi cho ai trong tầm tay của các Sơ FMA.

Ghi chú: Địa chỉ email chính thức của Purple Ink (để các cộng đoàn liên lạc) admin@purpleinkcharity.com

KẾT LUẬN

Sự hợp tác giữa Hiệp hội Mực Tím và các công cuộc không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ học bổng, nhưng là một hành trình đồng hành, nâng đỡ và mở ra cơ hội cho các em học sinh có hoàn cảnh khó khăn.

Khi được thực hiện trên tinh thần bổ trợ, trách nhiệm, minh bạch và nhân ái, sự hiệp hành này sẽ góp phần tạo nên những tác động tích cực và bền vững, giúp các đối tượng hưởng lợi không chỉ có điều kiện học tập mà còn phát triển toàn diện, từng bước định hướng tương lai trở thành người hữu ích cho gia đình, Xã hội và Giáo hội.